Zarządzanie projektem „Wesele”

5 sierpnia 2017 roku odbył się nasz ślub i wesele – był to jeden z najpiękniejszych dni w moim życiu. Takie wydarzenie to również nie lada wyzwanie pod względem organizacyjnym.

bartosz i emilia mozyrko.jpgTo my – Bartek i Emilia

Organizacja wesela to “projekt” – tymczasowe przedsięwzięcie, które ma na celu stworzenie “usługi”, ma ściśle określony początek i koniec. Głównymi odbiorcami są goście: rodzina, przyjaciele oraz znajomi. Kilka miesięcy przed terminem zaczęliśmy rozglądać się w internecie za wskazówkami, które miałyby pomóc w organizacji wydarzenia:

  • Od czego zacząć przygotowania?
  • Ile kosztuje organizacja wesela?
  • Ile pieniędzy znajdziemy w kopertach?
  • Ile osób oraz kogo zaprosić?
  • Jak znaleźć catering, DJ’a, fotografa?

Pytań było sporo. Przeszukując internet szukaliśmy podpowiedzi, które nadałyby strukturę przygotowaniom, oszczędziły nasz czas i zmniejszyły ilość popełnionych po drodze błędów. Kalendarzy i harmonogramów pomagających przygotować się do ślubu/wesela jest sporo (np. tu, tu i tu), były one dla nas jednak zbyt ogólne. W związku z tym chcieliśmy podzielić się wypracowanym procesem, informacjami o kosztach oraz kontaktami do kompetentnych osób, z którymi mieliśmy przyjemność współpracować. Sam zawodowo działam na pograniczu project managementu, więc wpis całkiem nieźle wpasowuje się w tematykę bloga. Wraz z Emilią mamy nadzieję, że przedstawione informacje przydadzą się tym, którzy organizację swojego wesela mają jeszcze przed sobą.

Wybór terminu

Datę ślubu i wesela wybraliśmy dostosowując się do naszych najbliższych i do wybranego wcześniej urzędu stanu cywilnego. Zależało nam na tym, żeby cała rodzina i przyjaciele byli na uroczystości, stąd propozycja Pani Urzędnik, żeby pobrać się 5 sierpnia (w dniu w którym najbliżsi byli przed lub po wakacjach) wydała się być sensowna. W związku z tą decyzją zaakceptowaliśmy nietypową godzinę ślubu, a była to 11:00. Na szczęście nikt nie zaspał i ślub odbył się bez utrudnień.

Harmonogram projektu  

Potrzebowaliśmy narzędzia, które będzie nadawało strukturę naszej pracy. W tej roli dobrze sprawdził się darmowy Google Spreadsheets.

harmonogram organizacji wesela, weselny wykres gantta.pngTen dokument przydał się bardzo przy organizacji naszego wesela

Dobrym punktem wyjściowym okazał się klasyczny wykres Gantta – graficzny sposób planowania przebiegu projektu. Z jego pomocą mogliśmy nie tylko planować i kontrolować wykonanie “planu”, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń, uwzględniać zmiany w przebiegu wykonania zadań.

Na początku było dość chaotycznie, nie wiedzieliśmy jaki kształt przybierze nasza weselna tabela projektowa. W pierwszych tygodniach sporo testowaliśmy, więc ukończenie części zadań przesuwało się w czasie. Często okazywało się też, że do realizacji poszczególnych kroków trzeba wykonać więcej czynności niż zakładaliśmy (to raczej normalne przy tak niestandardowym projekcie). Początkowe potknięcia pozwoliły nam po kilku tygodniach wypracować powyższą strukturę dokumentu. Po drodze wpadały oraz wypadały kolejne zadania, kategorie przybierały różne nazwy, zmieniały się priorytety, a my wymienialiśmy się zadaniami. W połowie drogi zdaliśmy sobie sprawę, jak ważne są informacje o kosztach (w przypadku braku kompletnej informacji używaliśmy szacunkowej kwoty – żółta kolumna “do zapłacenia”). Pozwoliło nam to oswoić się z najbardziej stresującym elementem wesela oraz lepiej przygotować się do czekających nas wydatków.

Dobrze sprawdziła się regularna praca i powracanie do dokumentu. Ustaliliśmy, że raz w tygodniu będziemy siadać na 15-30 minut przed tabelką, omawiać realizację wcześniejszych zadań oraz planować kolejne wyzwania. Na początku próbowaliśmy robić to w weekendy, lecz po pewnym czasie stwierdziliśmy, że lepiej sprawdza się nam wieczorna posiadówka na koniec tygodnia w czwartek lub piątek.

Zarządzanie zadaniami

Do większości zadań można było przypisać jedną osobę (Emilia lub Bartek) odpowiedzialną za koordynację, co usprawniło podział pracy i pozwoliło uniknąć opóźnień. W momencie zakończenia zadania wstawiliśmy zielone “done!” i ukrywaliśmy wiersz, aby łatwiej było skupić się na etapach, które jeszcze pozostały do domknięcia.

zarzadzanie wydatkami oraz weselnym budzetem .pngTak wyglądała zakładka “Taski” kilka dni po weselu

Pierwsze zadania które umieściliśmy w dokumencie stworzyły “szkielet projektu”. Od samego początku skupiliśmy się na największych i najtrudniejszych zadaniach – dla nas były to:

  • Stworzenie pomysłu i motywu przewodniego
  • Ustalenie, kto pojawi się na ślubie i weselu
  • Znalezienie oraz wybór miejsca imprezy
  • Dotarcie do dobrego cateringu
  • Określenie, ile alkoholu oraz napojów zakupić
  • Zorganizowanie transportu dla nas oraz dla gości
  • Znalezienie odpowiedniego DJ’a

Mieliśmy sporo szczęścia, gdyż przez cały czas towarzyszyli nam przyjaciele Emilii: fotografowie oraz wizażyści, także od samego początku wiedzieliśmy do kogo zwrócić się po wsparcie w tych obszarach, zazwyczaj potrzeba więcej czasu na znalezienie odpowiednich osób. Podobnie było z dekoracjami, które Emilia stworzyła wraz z przyjaciółkami: Natalią, Olgą i Kasią. Wszystko to złożyło się na istotną część wydarzenia, której wartość doceniłem obserwując gości w dniu wesela. Bardzo pomogli nam też Gosia z Tomkiem ( <3 ), którzy mieli duży wpływ na koncepcję i przebieg wydarzenia oraz wsparli nas przy logistyce. Byli oni już po swoim ślubie, a ich doświadczenie okazało się dla nas nieocenione. Warto poszukać takich “doradców” wśród swoich znajomych i regularnie z nimi konsultować swoje pomysły.

Sporo czasu zajęło nam ustalenie listy gości. Było to zadanie podwójnie trudne, gdyż musieliśmy ustalić, ile maksymalnie zapraszamy osób oraz czyje towarzystwo tego dnia jest dla nas najcenniejsze. Przyjęliśmy wstępnie, że będzie to około 60 gości. To stanowiło podstawę do dalszego planowania.

Poszukiwania kontraktorów zaczęliśmy od wypytania bliskich nam osób o rekomendacje oraz kontakty. Zwróciliśmy się do tych, którzy byli już po ślubie i takim sposobem udało nam się dotrzeć do cateringu oraz DJ’a. Miejsce wydarzenia znaleźliśmy sami przez Google’a. W procesie wyboru miejsca przyjęliśmy trzy kryteria:

  • Dojazd miał zająć mniej niż 1h drogi od miejsca ślubu
  • Chcieliśmy zapewnić nocleg dla około 30 osób
  • Miejsce miało przypaść do gustu każdemu z nas

Ponownie mieliśmy szczęście, bo wybrane przez nas miejsce okazało się złotym strzałem. Pojechaliśmy je obejrzeć i od razu się na nie zdecydowaliśmy.

dom na gorce leszno szymanowek 11.jpgDom na Górce, Leszno, Szymanówek

Po znalezieniu odpowiedniej lokalizacji, dokładnie wypytaliśmy właścicieli o przebieg wcześniejszych wesel oraz poprosiliśmy o wskazówki. Korzystając z ich doświadczenia udało nam się obniżyć koszty oraz uzyskać kontakty do nowych kontraktorów (np. transport).

Komunikacja z gośćmi

W międzyczasie zaczęliśmy zapraszać gości. Okazało się, że na skoordynowanie tylko tej części wydarzenia potrzebna była oddzielna sekcja w dokumencie. Ważne było śledzenie i upewnianie się, że każdy z gości jest na bieżąco z wydarzeniem.

goscie zaproszeni na wesele, zarzadzanie kontaktami.pngZakładka “Goście”

Podzieliliśmy gości na dwie grupy: znajomych i rodzinę. Uznaliśmy, że każdą z nich zajmiemy się oddzielnie. Z tego powodu powstały dwie zamknięte grupy na Facebooku, gdzie regularnie umieszczaliśmy pytania oraz informacje, takie jak:

  • Rozkład wydarzenia
  • Adresy wraz z linkami do Google Maps
  • Transport tam i z powrotem
  • Noclegi
  • Preferencje żywieniowe

Dla rodziny ze strony Emilii nie tworzyliśmy grupy, ponieważ mniej osób korzysta regularnie z internetu, tutaj postawiliśmy na kontakt telefoniczny. Zajmował więcej czasu, ale był wygodniejszy dla gości.

Zaproszenia weselne

Warto dodać, że do Facebookowej grupy zapraszaliśmy tylko te osoby, które wcześniej odpowiedziały na prośbę o potwierdzenie przybycia na wesele (RSVP = répondez s’il vous plaît = proszę odpowiedzieć). Zaproszenia w formie listu dołączonego do tabliczki czekolady wręczyliśmy w większości przypadków osobiście.

zaproszenie na slub i wesele.jpgZaproszenie na nasze wesele

Dlaczego zaproszenia zajmują osobny punkt? Mogłoby się wydawać, że jest to stosunkowo niewielki etap przy skali całego wydarzenia. Nic bardziej mylnego. Był to jeden z głównych punktów wyjścia dla organizacji wesela. Stworzenie zaproszeń pozwoliło:

  • Poinformować gości, że ich zapraszamy (pamiętam, że na pewnym etapie brak gotowych zaproszeń spowolnił część prac)
  • Określić, ile osób się pojawi (ważne przy ustaleniach z cateringiem, noclegach, transporcie, etc.)
  • Przekazać podstawowe informacje odnośnie terminu, miejsca oraz formuły wydarzenia (zależało nam na tym, aby goście byli luźno ubrani, nie w garniturach)
  • Nadać motyw przewodni całemu wydarzeniu (chcieliśmy, aby zaproszenia były spójne z luźną formułą “pikniku”)

(Ty)Dzień ślubu

Tydzień przed weselem warto zarezerwować sobie więcej czasu na logistykę: odbiór i zwożenie rzeczy, odwiedziny miejsca z cateringiem, etc. Bardziej doświadczeni znajomi powiedzieli nam, że w tym okresie może być trochę chaotycznie, i chcieliśmy zostawić sobie na to przestrzeń. Oboje wzięliśmy wolne w pracy, żeby się niepotrzebnie nie stresować.

Dzień przed weselem odebraliśmy butonierki oraz wianki z kwiatów, poświęciliśmy pół dnia na dodatkowe przygotowania: wraz z Emilią udaliśmy się na krótką wizytę do fryzjera, ja miałem przycinaną brodę, a Emilia włosy oraz dodatkowo zrobione paznokcie. W tym dniu  poinformowaliśmy gości w której sali odbędzie się ceremonia, oraz gdzie znajduje się najbliższy parking. Przekazaliśmy również, że życzenia dla Pary Młodej najlepiej składać po przyjeździe do Szymanówka.

W dniu wydarzenia potrzebowałem około 1h na przygotowania, Emilia 2h (głównie makijaż). Przed godziną 11:00 pod nasz dom podjechał po nas garbus wraz z kierowcą, by po chwili przewieźć nas do urzędu, gdzie odbyła się ceremonia.

garbus wynajęty na slub.jpgGarbi – główny środek transportu Pary Młodej

Po ślubie wsiedliśmy ponownie do garbusa, by przenieść się do Szymanówka. Na część gości czekał podstawiony wcześniej bus.

Warto wspomnieć, że przed wydarzeniem poprosiliśmy świadków o pomoc: Daro zadbał o sprawny przebieg zdarzeń w urzędzie. Gosia natomiast tuż po ceremonii, popędziła do Szymanówka, by zadbać o to, żeby wszystko było dopięte na ostatni guzik.

Rozkład dnia wyglądał następująco:

  1. Toast (ustalone wcześniej z DJ’em, który zarządzał mikrofonem).
  2. Przywitanie i streszczenie planu dnia (miejsca do siedzenia, atrakcje, nocleg, transport).
  3. Przyjmowanie życzeń
  4. Początek pikniku (główna część dnia)
  5. Warsztaty florystyczne
  6. Sesja fotograficzna Pary Młodej (sesja odbywała się w tle wydarzenia)
  7. Grill i ognisko
  8. Nocny transport do Warszawy

Przez cały dzień krążyła obsługa kelnerska, dbając o to by gościom nie zabrakło jedzenia oraz picia. Każdy mógł wybrać stolik, przed imprezą nie ustalaliśmy miejsc dla gości. Wcześniej wyłożyliśmy na trawie kilka koców, które można było rozłożyć w dowolnym momencie. Całkiem nieźle sprawdziła się Jenga Gigant, która przez całą imprezę przyciągała kolejne osoby. Dużą furorę zrobiła też butla z helem. Miała ona początkowo służyć do napełnienia balonów. Jednak balony kurczyły się już po kilku godzinach od napełnienia, w związku z czym postanowiliśmy wykorzystać butlę jako atrakcję dla najmłodszych – po napełnieniu helem, zawartość balonu można było wciągnąć, co powodowało zmianę głosu na śmieszkowy :-) 

warsztaty florystyczne stanowisko ze srodkiem na komary
jenga gigant ksiega gosci
dekoracja z kwiatow .jpg sesja fotograficzna.jpg

Kolejnego dnia (niedziela) zorganizowaliśmy bardzo nieformalne śniadanie dla rodziny oraz znajomych, którzy spędzili noc w Szymanówku, po czym pomogliśmy w sprzątaniu i wróciliśmy do domu.

Krótkie podsumowanie

  • Organizacja wesela zajęła nam 18 tygodni (4,5 miesiąca), było to wystarczająco dużo czasu, by uniknąć stresu.
  • Całe przedsięwzięcie kosztowało 32 000 PLN, przybliżony koszt na gościa to 530 PLN (32 000 PLN/ 60 osób).
  • Ku naszemu zaskoczeniu okazało się, że najbliższa rodzina (Mama, Mama i Babcia) pokryły 40% kosztów wesela.
  • Dodatkowe 33% kosztów pokryła zawartość kopert od gości (średnio 190 PLN od osoby).
  • Pozostałe 27% dołożyliśmy z domowego budżetu (wcześniej spodziewaliśmy się, że kwota ta będzie o wiele większa).
  • Na całą imprezę przypadło ponad 90 litrów alkoholu (bimber 10L, białe wino 10,5L, czerwone wino 3L, piwo w butelkach 10L, piwo z kegów 60L) oraz 107 litrów napojów (lemoniada 36L, woda 9L, Cola 22,5L, sok jabłkowy 12L, Sprite 22,5 L, Schweppes 5L). Uśredniając: 1,5L alkoholu oraz 1,8L napojów bezalkoholowych na gościa.
  • Jedzenia oraz picia było w sam raz, prawie wszystko zostało zjedzone. Zostało kilka butelek z bimbrem, które rozdaliśmy przed wyjazdem w niedzielę – bardzo szybko się rozeszły.
  • Zaczęliśmy dość wcześnie, impreza naturalnie przygasła około północy. Goście, którzy zostali dłużej, byli już wyraźnie zmęczeni. Zakończenie wesela o 2:00 w nocy było dobrym pomysłem.
  • To co mogliśmy lepiej zaplanować, to wywóz śmieci. Zapomnieliśmy o tym podczas planowania i w niedzielę rano trzeba było się tym zająć. Dzień wcześniej mogliśmy poprosić o to catering.
  • Kontakty do osób pomagających przy organizacji wesela znajdują się w tabelce. Możliwe że przydadzą się tym, którzy planują zorganizować swoje wesele w okolicach Warszawy.
  • Osobną pozycją chcieliśmy wyróżnić naszych znajomych, na których nieocenioną pomoc mogliśmy liczyć:

W zaproszeniach prosiliśmy gości by zamiast kwiatów, książek lub wina podarowali nam dodatkowych kilka złotych za które będziemy mogli wybrać się w podróż poślubną. W momencie tworzenia wpisu, myślami jesteśmy już przy tym ostatnim, jakże wyczekanym punkcie projektu “Wesele” – podróż, i powoli zaczynamy rozkręcać projekt “małżeństwo” :-)

Reklamy

2 myśli na temat “Zarządzanie projektem „Wesele”

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s