Startup jako organizacja ucząca się

Współczesne firmy działają w warunkach, gdzie jedynym pewnym zjawiskiem są zmiany.

Z definicji, startup to tymczasowa organizacja, która poszukuje rentownego, skalowalnego i powtarzalnego modelu biznesowego, tworząc produkty i usługi w warunkach skrajnej niepewności. Umiejętność efektywnego uczenia się, reagowania na zmiany oraz szybkiego ich wdrażania powinna być wbudowana w system wartości takiej firmy. Są to tzw. “organizacje uczące się”, czyli firmy, które odkryły jak wykorzystać zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach zarządzania.

W tym wpisie chciałbym odświeżyć temat zakurzonej już trochę koncepcji organizacji uczącej się, która zyskała rozgłos we wczesnych latach 90 wraz z wydaniem książki pt. „Piąta Dyscyplina”. Zdaniem autora Petera Senge’a – amerykańskiego teoretyka zarządzania, twórcy i propagatora idei rozwijania organizacji uczących się, są to firmy biegłe w realizacji zadań, tworzenia, pozyskiwania i przekazywania wiedzy, oraz  modyfikowania swoich zachowań w reakcji na nową wiedzą i doświadczenie. Organizacja ucząca się jest miejscem „gdzie ludzie stale poszerzają swoje zdolności do osiągnięcia wyników, których prawdziwie pragną”. Brzmi jak utopia? Takie środowiska pracy starają się tworzyć firmy takie jak Google czy Facebook. Dla organizacji, które chcą osiągnąć sukces na międzynarodowym rynku, proces uczenia się to tak zwany “must have”.

U podstaw koncepcji organizacji uczacej sie leży kilka założeń:

1. Organizacje, podobnie jak organizmy żywe, mogą się uczyć, a uczenie się jest podstawową wartością.
2. W procesie uczenia się powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy, ponieważ każdy z nich ma wpływ na przyszłość organizacji.
3. Organizacja musi odpowiednio motywować ludzi do uczestnictwa w procesie uczenia się i wnoszenia własnego wkładu w rozwój firmy.
4. Proces uczenia się powinien być ciągły i świadomy, a nie pozostawiony losowi.
   (“Jeśli nie wiesz do jakiego portu płyniesz żaden wiatr nie będzie właściwy.”)

Pozornie wydaje się,  że  powyższe  założenia to komunały, w  rzeczywistości jednak bardzo  trudno jest  je efektywnie wdrożyć. Stworzenie takiej organizacji wymaga wprowadzenia do firmy osób wyjątkowo samodzielnych, wysoce zaangażowanych, potrafiących sprawnie się komunikować i często mających większe doświadczenie zawodowe. Równie ważne jest przywództwo oraz właściwe zarządzanie kapitałem intelektualnym. Wszyscy pracownicy tego typu organizacji wyrażają gotowość do uczenia się i taka właśnie postawa jest oczekiwana w firmie. Zdaniem  Senge’a, warunkiem powstania organizacji uczącej się, jest rozwijanie pięciu kluczowych kompetencji.

1. Myślenie systemowe – głównym założeniem jest umiejętność postrzegania organizacji jako całości, przy równoczesnym uwzględnianiu poszczególnych elementów składowych oraz interakcji zachodzących pomiędzy elementami. Myślenie systemowe pozwala na uwzględnienie w dalszej perspektywie czasowej wszystkich zjawisk zachodzących wewnątrz organizacji i w jej otoczeniu oraz dostrzeganie wielokierunkowych, dynamicznych relacji, zamiast powiązań przyczynowo-skutkowych.

Przykładem wdrożenie takiej kompetencji są praktyki stosowane przez amerykańską sieć supermarketów Wal-Mart, która borykała się z problemem niedoboru pracowników dla projektów trwających 3-6 miesięcy. Freelancerzy, choć bardziej dostępni na rynku pracy, często nie posiadają umiejętności oraz wiedzy o firmie, które są niezbędne do efektywnej współpracy. Z drugiej strony, proces rekrutacji pełnoetatowych pracowników do krótszych projektów zajmuje zbyt wiele czasu i jest droższy, co obniża korzyści płynące z realizacji takich projektów. Wal-Mart wpadł na pomysł stworzenia “ruchomych zespołów” funkcjonujących w obrębie całej organizacji, dostosowanych do potrzeb każdego takiego projektu.

2. Mistrzostwo osobiste – jest procesem ciągłego udoskonalania sposobu postrzegania rzeczywistości, dostosowania jej do zmieniających się warunków otoczenia. Jednym z fundamentów organizacji uczącej się jest nieustanne zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności, doskonalenie kwalifikacji oraz tworzenie nowych pomysłów i rozwiązań przez wszystkich pracowników.

Mistrzostwo osobiste można uznać za pożądaną cechę charakteru w firmie. Dlatego ważne jest to, aby nie tylko przy doborze wspólników czy managerów, ale również przy rekrutacji oraz selekcji kandydatów do firmy, zatrudnione były tylko te osoby, które potrafią skutecznie uwzględnić informacje zwrotna (ang. feedback) w procesie samodoskonalenia. Amerykanie nazywają taką cechę “coachowalnością”.

Społecznościowy serwis e-commerce Yelp jest wyraźnie zaangażowany w rozwój swoich pracowników. Aby utrzymać wysokie zaangażowanie oraz ciągle podnosić poziom ich “mistrzostwa osobistego”, kierownictwo Yelp regularnie obejmuje mentoringiem młodych pracowników, aktywnie przypominając menedżerom, że dbanie o rozwój pracowników jest ich najważniejszym zadaniem. Firma stara się, aby pracownicy odnosili sukcesy na tle zawodowym, stwarzając jak najwięcej inicjatyw motywujących do rozwoju i poszerzania kompetencji.

3. Wspólna wizja przyszłości – czyli kreowanie wspólnej tożsamości, poczucia sensu działalności. Wspólna wizja przyszłości to określenie systemu wartości i misji podzielanych przez wszystkich członków organizacji. Pobudza ona nowe sposoby myślenia i działania, stymuluje podejmowanie ryzyka i eksperymentowania oraz pozwala uzyskać długofalowe zaangażowanie.

Czy firma posiada jasno rozpisany plan działań na przyszłe 3-6-12 miesięcy? Czy CEO oraz kadra managerska potrafią taki plan wytłumaczyć każdemu pracownikowi? Czy osoby pracujące w firmie identyfikują się z takim planem, długoterminowymi celami oraz z misją firmy?

Zespół Hootsuite, najpopularniejszego na świecie narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi, jest w pełni świadomy znaczenia tych wartości. Firma nie tylko inwestuje sporo w to, aby każdy pracownik rozumiał czego się do niego oczekuje na bazie wspólnych wartości firmy, ale również dba o to by przyciągać do firmy osoby o podobnym systemie wyznawanych wartości. Intensywna selekcja kandydatów to czasochłonne zadanie, ale wartość dla firmy (jak sprawniejsza komunikacja, wyższe zaangażowanie pracownika.) jest często warta poniesionych kosztów. Firma stwarza również zdrowe warunki do przetestowana się w różnych rolach oraz zachęca pracowników do opuszczenia organizacji jeśli nie czują się w niej dobrze. W rezultacie w firmie zostają osoby, które są w zmotywowane do wykonywania powierzonych im zadań oraz współdzielą przyjęta wizje przyszłości firmy.

4. Modele myślowe – ogromną rolę odgrywa zidentyfikowanie modeli myślowych, czyli ukrytych założeń i uogólnień wpływających na sposób interpretowania zjawisk. Pozwala to na ujawnienie braków i błędów w postrzeganiu świata. Przedsiębiorstwa mogą tkwić w mylnych przekonaniach, dotyczących np. preferencji klientów, a w efekcie stosować nieodpowiednie lub przestarzałe praktyki. Tak więc błędne założenia mogą doprowadzić do niewłaściwych działań i w rezultacie cały wysiłek organizacji może zostać zniweczony.

Modele myślowe to stereotypy, schematy i ograniczenia, które określają sposób naszego myślenia. Aby organizacja była w stanie rozwijać się i sprawnie kreować swoją przyszłość, jej członkowie muszą być świadomi własnego sposobu myślenia. Cała wiedza na świecie nie pomoże w osiągnięciu zamierzonych celów, jeśli nie jesteśmy jej w stanie zakomunikować tak, aby wpłynąć na decyzje osób, z którymi współpracujemy. Organizacja Alan Alda Center for Communicating Science pomaga naukowcom skuteczniej komunikować rezultaty swoich badań. Metody szkoleniowe inspirowane są filozofią “storytellingu”. Uczestnicy warsztatów angażują się w różne ćwiczenia improwizacyjne już po kilku tygodniach można zauważyć u nich znaczna poprawę w wyjaśnianiu tematów w których się specjalizują. ALDA przeszkoliła dziesiątki tysięcy naukowców, lekarzy oraz inżynierów, pomagając im stać się skuteczniejszymi  w swojej pracy.

5. Zespołowe uczenie się – to rozwijanie zdolności grupy do zdobywania i akumulowania wiedzy. Każda osoba rozumie, w jaki sposób wesprzeć wysiłek pozostałych. Połączony potencjał umysłowy wyzwala innowacyjne i skoordynowane działania. Zarówno każda jednostka, jak i każdy zespół uczący się, wspiera pozostałych, dającim stały dostęp do swoich informacji, sposobów działania i wniosków.

Firma powinna nie tylko stwarzać możliwości do zespołowego uczenia się, ale także umieć przyciągać oraz zatrudniać osoby, które są tak zwanymi “team playerami” – to znaczy potrafią zdobywać wiedzę oraz się nią dzielić. Zespołowe uczenie się ułatwia stworzenie wizji, która pozwoli każdemu członkowi zespołu pracować na osiągnięcie wspólnego celu, niezależnie od jego pozycji w firmie.

Coca Cola jest dobrym przykładem organizacji świadomie czerpiącej z wartości, które daje zespołowe uczenie się. Firma regularnie organizuje wewnętrzne wydarzenia, takie jak “idea-pitch parties” dzięki którym pracownicy wymieniają się pomysłami czy “failure conferences” podczas których każdy może opowiedzieć o swoich porażkach oraz o wnioskach z nich płynących. Dzięki takiemu podejściu, firma  jest w stanie rozpowszechnić dobre praktyki pochodzące z różnych działów oraz szybciej identyfikować istotne szanse i zagrożenia dla biznesu. Rezultat? Coca Cola zainwestowała w kilkanascie startupów rozwiązujących wewnętrzne problemy organizacji, które zidentyfikowane zostały dzięki takim spotkaniom.

Chociaż szczególna ranga została nadana myśleniu systemowemu jako składnikowi integrującemu pozostałe dyscypliny, to tylko równoczesny rozwój wszystkich pięciu kompetencji przyczynia się do stworzenia organizacji uczącej się. Ważne jest, aby pracownicy byli przekonani, że ich pomysły i propozycje zostaną wysłuchane, wzięte pod uwagę, a w razie możliwości – wcielone w życie. Najsłynniejszy produkt firmy 3M – post-it, czyli żółte karteczki – powstał przez przypadek. Tylko dzięki wytrwałemu wsparciu organizacji oraz przede wszystkim przełożonego “wynalazcy”, produkt udało się wprowadzić na rynek. W dużym stopniu skuteczny przepływ inicjatyw zależy od umiejętności komunikowania się pracowników firmy, którzy powinni mieć świadomość, jak ważną rolę odgrywa wymiana informacja w miejscu pracy.

Szczególnie w sektorze usługowym, pracownicy oraz wewnętrzne procesy w firmie odgrywają kluczową rolę w powodzeniu przedsiębiorstwa. Równie ważne jest skupienie uwagi nie tylko na pozyskiwaniu nowych oraz podtrzymywanie relacji z obecnymi klientami, ale także dbanie o rozwój pracowników firmy oraz zapewnienie im odpowiedniego środowiska pracy.

Firmy w sektorze IT często podkreślają „zwinne”, iteracyjne podejście do projektowania usług oraz produktów. Dlaczego nie zastosować go do zarządzania własną organizacją?

Artykuł w zmienionej formie ukazał się w serwisie BusinessInsider, grudzień 2017.